VOB/B-Vertragsmanagement: 7 Projektsteuerungsmaßnahmen, die Sie vor der Unterzeichnung einrichten sollten
VOB/B-Projektsteuerungsmaßnahmen machen aus einer bekannten Vertragsnorm einen beherrschbaren Abwicklungsprozess. Das Projektteam benötigt weiterhin eine klare Leistungsbeschreibung, ein funktionierendes Änderungsmanagement und lückenlose Nachweise von der Auftragsvergabe bis zur Abnahme. Der Fokus liegt hierbei auf der Praxis: der Steuerung des VOB/B-Vertragsmanagements, um Leistungsumfang, Nachträge, Zahlungen und die Abnahme während der gesamten Ausführung im Griff zu behalten.
Diese Steuerungsmaßnahmen greifen unabhängig davon, ob das Projekt nach VOB/B, als EPC-Vertrag oder im Rahmen eines Generalunternehmer-Modells (GU) vergeben wird – das Abwicklungsmodell regelt, wer die Risiken trägt, ändert jedoch nichts an der Notwendigkeit einer lückenlosen Dokumentation und zeitnaher Entscheidungen.
1. Start mit Dokumentenrangfolge und Leistungsumfang
Zuerst ist genau zu prüfen, welche Dokumente den Vertrag bilden und welches bei Widersprüchen Vorrang hat. Die vertragliche Vereinbarung, die funktionale Leistungsbeschreibung und das Raumprogramm des Bauherrn, Leistungsverzeichnisse, Pläne, Terminpläne sowie Vergabeprotokolle müssen ein konsistentes Ganzes ergeben.
Zweitens muss der Leistungsumfang klar definiert sein, bevor über Nachträge diskutiert wird. Viele baurechtliche Streitigkeiten beginnen mit einer Frage: War die Leistung bereits geschuldet oder handelt es sich um eine tatsächliche Mehrleistung?
• Was der jeweilige Auftragnehmer schuldet (Leistungssoll)
• Welche Planungsleistungen im Leistungsumfang enthalten sind
• Wer die Baustelleneinrichtung und Hilfskonstruktionen – wie Rüstung, Gerüste oder Baustrom und -wasser – sowie Prüfungen und Dokumentationen stellt
• Wo die Schnittstellen zwischen den einzelnen Gewerken und Losen liegen
• Welche Annahmen und Ausschlüsse vertraglich vereinbart wurden
• Was eine „betriebsbereite und funktionstüchtige Anlage“ für dieses konkrete Projekt bedeutet
Eine pauschale Formulierung wie „schlüsselfertig und betriebsbereit“ beschreibt zwar das Ziel, ersetzt aber keine koordinierte, detaillierte Leistungsbeschreibung.
2. Nachtragsmanagement und Verzugsdokumentation bei zeitnahem Sachverhalt
Drittens ist jede Leistungsänderung als kaufmännische und vertragliche Entscheidung zu behandeln. Eine Anordnung auf der Baustelle mag geringfügig erscheinen, kann jedoch Auswirkungen auf Kosten, Bauzeit, Planung und andere Gewerke haben. Bevor mit der Ausführung begonnen wird, ist zu dokumentieren, was geändert wurde, warum es geändert wurde, wer die Anordnung erteilt hat, welche Kosten zu erwarten sind und wer zeichnungsberechtigt ist.
Viertens ist die Dokumentation zum Bauverzug stets aktuell zu halten. Bei Behinderungen im Bauablauf sollte das Projektteam festhalten, wann die Störung begann, welches Gewerk bzw. welcher Vorgang betroffen war, ob der kritische Weg – also die Kette von Vorgängen, die den Fertigstellungstermin direkt bestimmt – beeinflusst wurde, welche baubegleitenden Gegenmaßnahmen möglich waren und wann die Behinderung weggefallen ist. Ein kontinuierlich geführtes Nachtrags- und Verzugsbuch ist verlässlicher als der Versuch, den Sachverhalt Monate später mühsam aus E-Mails und Besprechungsprotokollen zu rekonstruieren.
3. Zahlungen und Abnahme an Nachweise koppeln
Fünftens erfordern Abschlags- und Schlusszahlungen eine prüffähige Grundlage. Jede Zahlungsanforderung muss anhand des tatsächlichen Bautenstands (Aufmaß), vereinbarter Einheitspreise, freigegebener Nachträge sowie noch offener Gegenansprüche oder Einbehalte geprüft werden, die das verbleibende Budget beeinflussen.
• Gemeinsam genommene Aufmaße
• Ein aktuelles Nachtragsbuch, das angebotene, geprüfte und beauftragte Nachträge ausweist
• Nachverfolgung von Sicherheitseinbehalten und Vertragserfüllungsbürgschaften
• Prognose der voraussichtlichen Gesamtkosten (Forecast)
• Offene Mängel und Restleistungen
• Soll-Ist-Abgleich zwischen dem tatsächlichen Bautenstand und dem vertraglichen Bauzeitenplan
Sechstens sind die Abnahme und Übergabe als gesteuerter Prozess zu planen. Bevor das Projekt in die Phase des Projektabschlusses übergeht, ist sicherzustellen, dass Prüfzeugnisse, behördliche Genehmigungen, die Revisionsdokumentation (As-built-Unterlagen zur tatsächlichen Ausführung), Betriebsanleitungen, Einweisungsnachweise und das Mängelprotokoll so vollständig vorliegen, dass eine rechtswirksame Abnahmeerklärung abgegeben werden kann. Ein optisch fertiggestelltes Gebäude ist nicht zwingend bereit für den Betrieb oder die förmliche Abnahme.
4. Mängelansprüche und Projektabschluss als Einheit steuern
Siebtens ist ein zentrales Mängelverfolgungstool zu führen. Dieses muss den konkreten Mangel, den Ort (Bauteil/Raum), die vertragliche Soll-Beschaffenheit, den verantwortlichen Unternehmer, die Frist zur Mängelbeseitigung und den Nachweis der erfolgreichen Nachbesserung enthalten.
Die übergeordnete Erkenntnis ist einfach: Ein Vertrag steuert das Projekt nicht von selbst. Sein Nutzen steht und fällt mit zeitnahen Entscheidungen, lückenloser Dokumentation und Projektbeteiligten, die die bautechnischen Zusammenhänge mit den vertragsrechtlichen und kaufmännischen Konsequenzen verknüpfen können.
Vertragsmanagement ist dann am effektivsten, wenn es nah am Baugeschehen stattfindet. Rechtssichere Nachweise und frühzeitige Weichenstellungen sichern sowohl die partnerschaftliche Zusammenarbeit als auch die wirtschaftlichen Interessen des Bauherrn – so versteht VisionArx das VOB/B-Vertrags- und Claim-Management bei anspruchsvollen Industrieleistungs- und Infrastrukturprojekten.
→ Erfahren Sie mehr über das VisionArx Claim- & Vertragsmanagement